企业ISO认证审核前，各部门必须完成的5项准备工作

ISO认证外部审核前的准备工作，直接决定了审核能否顺利通过。很多企业因为前期准备不充分，导致审核时出现大量不合格项，不仅需要返工整改，还可能延误拿证时间。今天本文就为大家整理了审核前各部门必须完成的5项准备工作，不管是质量部、生产部，还是采购部、销售部，都要对照落实，确保审核“一次过”！

一、先明确：审核前准备的核心目标

审核前准备不是“应付审核”，而是确保各部门的流程执行和记录符合ISO标准要求，让审核员清晰看到企业体系的有效运行。

核心目标是：

① 避免出现重大不合格项；

② 减少一般不合格项；

③ 顺利通过审核，快速拿证。

这里给新手企业提个关键建议：如果是第一次做审核，最好找专业咨询公司协助准备。咨询公司会提前帮企业做“模拟审核”，排查各部门存在的问题，指导整改，还会培训各部门人员如何应对审核员的提问，大大提升审核通过率，避免因准备不足导致的返工。

二、各部门必须完成的5项准备工作

01 资料整理“全而齐”，避免缺失遗漏

审核员首先会抽查各部门的文件和记录，这是最基础也是最重要的准备工作：

1. 质量部：整理好体系文件（手册、程序文件、作业指导书）、内部审核报告、管理评审报告、整改报告、认证申请资料等，按类别归档，标注清晰；

2. 生产部：整理好生产流程文件、生产记录、设备记录、检验记录、不合格品处理记录等，确保近3-6个月的记录完整、真实、可追溯；

3. 采购部：整理好供应商名录、供应商评价记录、采购合同、原材料检验记录等，确保供应商资质齐全；

4. 销售部：整理好客户名录、销售合同、客户需求评审记录、客户反馈记录、满意度调查记录等；

5. 人事行政部：整理好员工培训记录、岗位职责说明书、劳保用品发放记录、安全培训记录等。

避坑提醒：资料要真实有效，不能造假；记录要清晰规范，签字齐全，避免出现“记录不全”“签字代签”等问题。

02 现场管理“规而范”，符合体系要求

审核员会到生产现场、办公现场、仓库等场所实地核查，各部门要提前整理：

1. 生产部：确保生产车间物料摆放整齐、标识清晰；设备运行正常，有维护保养记录；安全防护设备齐全（如安全帽、防护手套），安全标识醒目；环保设备正常运行，废弃物分类存放；

2. 仓库：原材料、半成品、成品分区存放，标识清晰；库存记录准确，做到“账实相符”；消防设施齐全，通道畅通；

3. 各部门办公区：文件资料摆放整齐，办公环境整洁；相关的ISO文件和作业指导书张贴在显眼位置，方便查看。

03 人员培训“熟而透”，能清晰应答

审核员会随机提问各部门人员，了解他们对体系和本部门流程的熟悉程度，各部门要提前培训：

1. 熟悉本部门相关的ISO文件和流程，知道自己的岗位职责；

2. 能清晰回答审核员的问题，比如“本部门的核心工作流程是什么？”“遇到不合格品怎么处理？”“客户反馈怎么传递？”；

3. 知道本部门的质量目标、环境目标、安全目标，以及如何达成这些目标。

建议质量部组织一次全员审核前培训，重点讲解审核流程、注意事项和常见问题应答技巧。

04 问题整改“全而彻”，提前闭环

针对内部审核和管理评审中发现的问题，各部门要确保全部整改完成：

1. 复查整改情况，确保整改措施落实到位，不是“表面整改”；

2. 整理好整改报告和整改证据（如整改照片、更新后的记录），方便审核员核查；

3. 对可能出现的问题，提前制定应对方案，比如“如果审核员问某份记录缺失怎么办”，避免现场慌乱。

05 沟通配合“顺而畅”，明确对接人

提前做好沟通配合准备，确保审核过程顺畅：

1. 各部门明确1名审核对接人，负责配合审核员核查资料、带领参观现场、回答问题；

2. 质量人员提前与认证机构对接，确认审核时间、审核员信息、审核行程安排；

3. 准备好审核所需的会议室、投影仪、打印机等设备，为审核员提供便利。

三、审核前最后一天：必做的“复盘检查”

审核前一天，质量部要组织各部门做最后复盘：

① 检查资料是否完整、现场是否达标；

② 提醒各部门对接人做好准备；

③ 确认沟通配合流程是否清晰。

各部门提前协调配合是审核顺利通过的关键。审核过程中，各部门要积极配合审核员，遇到问题不要隐瞒，主动沟通整改方案。另外，认证通过后不要忽视持续维护，各部门要持续执行体系流程，确保年度监督审核顺利通过，让认证真正为企业赋能。