企业如何应对ISO认证审核

ISO认证审核对很多企业来说是一件大事，通不过会影响到一系列的商务合作和市场信任度，但很多企业总觉得认证是“形式主义”，要么是“套模板”，要么是“搞关系”，其实做好ISO认证并不难，关键是要理解审核的逻辑并系统化准备。

01、审核前的准备工作

审核前准备工作充分与否，直接影响到审核的顺利进行和审核结果，企业需要做好以下几个方面的准备。

1. 成立审核工作小组

最好由管理者代表牵头，组成一个跨部门的审核工作小组，组员包括各部门负责人或核心业务骨干，工作小组需要明确分工，责任到人。

2. 召开审核准备会议

在审核前召开一次审核准备会议，向全员传达审核的重要性，明确审核的时间、范围、依据的标准和审核组的分工，同时通过会议统一思想，提高全员的重视程度。

3. 文件资料准备

收集、整理并核对所有与质量管理体系相关的文件资料，包括但不限于：

质量手册、程序文件、作业指导书等体系文件

内部审核和管理评审的记录和报告

质量目标及其实现情况的证据

人力资源管理、培训相关的记录

产品设计开发相关的记录（若适用）

采购和供应商管理的相关记录

生产和服务提供过程的相关记录

监视和测量设备的管理记录

客户满意度调查和分析报告

不合格品控制及纠正预防措施的相关记录

其他与质量管理体系运行有关的记录

4. 现场准备

现场环境整理，确保工作环境整洁有序

设备状态确认，确保生产和服务设备处于良好状态

产品状态标识清晰，确保产品的检验状态明确可辨

消防安全设施检查，确保消防设施完好有效

计量器具校准情况检查，确保在有效期内

5. 审核前的内部自查

可以参照检查表的形式，对各部门、各过程进行全面的自查，及时发现并整改问题，确保体系的符合性和有效性。

02、审核中的应对技巧

审核过程中，企业人员的表现直接影响审核员的印象和审核结论，掌握一些应对技巧十分必要。

1. 态度端正，积极配合

尊重审核员，以开放、坦诚的态度接受审核

按照审核员的要求，及时、准确地提供相关文件和记录

安排合适的陪同人员，确保审核顺利进行

2. 认真倾听，理解问题

专注地听取审核员提出的问题，确保正确理解问题的意图

如有疑问，可以礼貌地请审核员重复或解释

避免答非所问，或者绕圈子

3. 回答严谨，实事求是

根据事实回答问题，避免夸大或捏造

对自己不清楚的问题，可以如实告知并寻求相关人员的帮助

仅就问题本身作答，避免主动提供无关信息

4. 妥善处理不符合项

如果审核员提出不符合项，应冷静面对，避免情绪化反应

认真听取审核员的解释，理解不符合的实质内容

可以就不符合项的事实进行确认，但避免与审核员争辩

03、审核常见问题及应对方法

1. 文件控制方面

常见问题：文件版本不是最新，文件缺乏审批，作废文件与现行文件混淆

应对方法：建立文件总清单，定期评审文件，及时更新换版，严格管控文件发放和回收

2. 记录控制方面

常见问题：记录填写不规范，漏填、错填，记录保管不善导致丢失损坏

应对方法：制定记录填写规范，加强人员培训，定期检查记录填写情况，提供适宜的保存环境

3. 人力资源管理方面

常见问题：人员能力不足，缺乏必要的培训，培训效果未评估

应对方法：明确各岗位能力要求，制定培训计划并实施，评估培训效果，保留培训记录

4. 设计和开发方面

常见问题：设计输入不充分，设计评审、验证、确认流于形式，设计变更失控

应对方法：充分识别并评审设计输入，严格执行设计评审、验证和确认，规范设计变更流程

5. 采购控制方面

常见问题：供应商评价流于形式，采购信息不明确，进货检验不规范

应对方法：建立科学的供应商评价准则，明确采购要求，规范进货检验

6. 生产和服务提供方面

常见问题：过程参数未监控，设备维护保养不到位，工作环境脏乱

应对方法：监控并记录关键过程参数，制定设备维护计划并实施，保持工作环境整洁

7. 监视和测量方面

常见问题：检验标准不明确，检验记录不全，不合格品处理不当

应对方法：明确检验标准和频次，规范检验记录，严格执行不合格品控制程序

8. 内部审核方面

常见问题：内审流于形式，审核员能力不足，不符合项整改不到位

应对方法：重视内审过程，培养合格的审核员，跟踪不符合项整改直至关闭

9. 管理评审方面

常见问题：输入信息不充分，评审流于形式，改进措施未落实

应对方法：全面收集输入信息，深入进行评审，跟踪改进措施落实

10. 改进方面

常见问题：纠正措施流于形式，预防措施缺乏

应对方法：分析不合格原因，采取有针对性的纠正措施，基于数据分析采取预防措施

04、审核结束后的工作

1. 召开末次会议

审核结束后，审核组会召开末次会议，通报审核发现和审核结论，企业应安排相关人员参加，认真听取审核组的通报。

2. 处理不符合项

如果审核组开出了不符合项报告，企业应及时分析原因，制定并实施纠正措施，并在规定期限内将纠正措施的实施证据提交审核组验证。

3. 持续改进

无论审核结果如何，企业都应将审核作为改进的机会，举一反三，不断完善质量管理体系，提升管理水平。

ISO认证审核不仅是一次考试，更是一次体检和学习的机会，通过审核，企业可以发现体系中存在的问题，借助审核员的专业眼光改善管理薄弱环节。